‘Blijf op de hoogte van het allerlaatste nieuws’

Subsidieaanvraag op basis van co-creatie

Geplaatst op 20-12-2016

Transitie, decentralisatie, kantelen, co-creatie. De laatste jaren zijn er veel ontwikkelingen gaande binnen het sociaal domein waar sport en bewegen een onderdeel van uit maakt. Ontwikkelingen waarbij ook de rol van de gemeente verandert. Van organiseren en sturen, naar faciliteren en verbinden. In Breda wordt dit gezien als een kans. Maar hoe geef je als gemeente nou samen met uitvoeringspartners, sportverenigingen en inwoners van de stad handen en voeten aan die ontwikkelingen? In deze column beschrijft Dion Sillen de processen die zijn ingezet om gezamenlijk ambities te formuleren en resultaten te behalen op het gebied van sport en bewegen.

Voor het bieden van voorzieningen en activiteiten konden organisaties en initiatieven voorheen jaarlijks op individuele basis subsidie aanvragen. De aanvraag werd beoordeeld door het subsidieloket van de gemeente op basis van de gestelde beleidskaders. En vervolgens met motivatie toe- of afgewezen.

"De subsidieaanvraag wordt niet meer individueel gedaan, maar met partners die werken aan hetzelfde thema" 

Breda Doet

Deze werkwijze is echter op de schop gegaan. Sinds dit jaar werkt Breda volgens een nieuw concept op basis van co-creatie: Breda Doet. Hierbij nemen organisaties en initiatieven - letterlijk - plaats aan een thematafel. Er zijn in totaal zeven thematafels opgezet rondom diverse thema’s waaronder 'sport en bewegen', 'zorg en welzijn', 'opgroeien en werk'. Aan zo’n tafel krijgen de tafelgenoten ruimte om met elkaar kennis te maken en activiteiten, projecten en ideeën zo goed mogelijk uit te werken. De subsidieaanvraag wordt dus niet meer individueel gedaan, maar met partners die werken aan hetzelfde thema. Het proces aan tafel wordt door de tafelgenoten zelf gemonitord. De gemeente faciliteert dit proces waar nodig, bijvoorbeeld door een procesbegeleider aan een tafel te koppelen.


De samenwerking aan een thematafel heeft als uiteindelijk doel om tot één gezamenlijk uitvoeringsplan te komen waaraan de tafelgenoten zowel inhoudelijk als financieel goedkeuring geven. Vooral dit laatste maakt het interessant. Aan tafel wordt ook ‘de pot met geld’ verdeeld. Per thematafel varieert dit van enkele tonnen tot ettelijke miljoenen. Als een tafel er financieel uit komt, dan wordt de subsidie ook voor twee jaar in plaats van een jaar toegekend.

Wanneer het gezamenlijke uitvoeringsplan van een thematafel klaar en ingediend is, besluit het college of zij subsidie beschikbaar stelt aan de voorstellen in het uitvoeringsplan, rekening houdend met het subsidieplafond en wettelijke kaders. Feit blijft dat de gemeente uiteindelijk de financiële final go geeft, maar hoe dat gebeurt, daarop kunnen organisaties en initiatieven vergaande invloed uitoefenen.

"Door het gezamenlijk agenderen en bepalen wat er gedaan moet worden, kunnen gedeelde doelen gerealiseerd worden"

De reden van de gemeente Breda om sinds dit jaar op deze manier te werken is dat zij op deze manier veel beter aansluit aan en gebruik maakt van de kennis van professionals die dagelijks aan de sociale basisvoorzieningen in de stad werken. Door het gezamenlijk agenderen en bepalen wat er gedaan moet worden, kunnen gedeelde doelen gerealiseerd worden.

Breda Beweegt

Voor het thema 'sport en bewegen' is de tafel Breda Beweegt opgezet. Binnen deze tafel werken tien organisaties/tafelgenoten samen aan planvorming en uitvoering op de gebieden sportbevordering in brede zin, sportactiviteiten op scholen en in de Bredase wijken, de inzet van sport als middel en het versterken van sportverenigingen. De tafelgenoten komen niet alleen uit de sector sport en bewegen, maar ook uit zorg, welzijn en kinderopvang. Zij hebben samen een uitvoeringsplan voor de komende twee jaar en een ontwikkelplan voor de lange termijn gemaakt.

De gesprekken vonden plaats op basis van de inhoud. De tafelgenoten hebben samen, zorgvuldig en in goed overleg bepaald welke voorstellen en ideeën zijn opgenomen in het uitvoeringsplan. Door slimmer organiseren en beter samenwerken is voorkomen dat er overlap in activiteiten ontstaat en zijn er nieuwe samenwerkingsverbanden en projecten ontstaan. Daarna is men aan de slag gegaan met het samenstellen van een begroting passend binnen het subsidieplafond voor deze thematafel.

Daar zijn de tafelgenoten met elkaar uitgekomen. Uiteindelijk heeft dit proces geresulteerd in een overeenkomst tussen tien partijen die zowel inhoudelijk als financieel op één lijn zitten en voor de komende twee jaar voldoende financiën hebben om het gemaakte plan uit te voeren.

"Op basis van evaluatie en monitoring gaat er de komende twee jaar getoetst worden of de gestelde doelen behaald zijn"

Om inhoudelijk en financieel tot een uitvoeringsplan te komen is het van belang dat de tafelgenoten écht kritisch kijken naar het maatschappelijk resultaat van projecten en elkaar daarop ook durven te bevragen. En niet alleen kritisch kijken naar projecten van andere partners, maar zeker ook naar de eigen projecten. Levert een project écht een bijdrage aan het maatschappelijke resultaat en wordt elke euro subsidie daadwerkelijk optimaal besteed? Ook daar hebben de tafelgenoten een gezamenlijke verantwoordelijkheid in. Op basis van evaluatie en monitoring gaat er de komende twee jaar dan ook getoetst worden of de gestelde doelen behaald zijn.

In dit traject faciliteerde de gemeente Breda de thematafel Breda Beweegt door spelregels op te stellen, financiële kaders te duiden en als procesbegeleider aan tafel te schuiven. Vanuit de gemeente heeft men gekozen om een ondersteunende rol in te nemen aan de tafel. Dat is bij de start ook helder gecommuniceerd: de tafel was zelf aan zet om een gedegen uitvoeringsplan te maken. De gemeente heeft er daarnaast op toegezien dat alle organisaties die actief zijn binnen het domein sport en bewegen een bijdrage konden leveren.

Lessons learned

Uiteindelijk zijn de tafelgenoten aan de thematafel Breda Beweegt er inhoudelijk en financieel uitgekomen. Dit geldt echter niet voor alle zeven thematafels. Om verschillende redenen zijn er vaak wel inhoudelijke plannen gepresenteerd, maar kwam men er financieel niet uit. Op basis van de eerste ervaringen met de nieuwe, co-creatieve werkwijze is er een aantal punten dat aandacht verdient:

      • Tafels met bestaande netwerken komen eerder tot resultaat
        Aan de tafels die zowel inhoudelijk als financieel eruit zijn gekomen, werken de tafelgenoten al nauw met elkaar. Zij hoeven niet uitgebreide kennis met elkaar te maken en kennen elkaars projecten en activiteiten. Ook leidt een groter onderling vertrouwen ertoe dat tafelgenoten eerder in gezamenlijk tot een akkoord komen wat betreft de inhoud en verdeling van de subsidiegelden.
      • Durf elkaar kritisch te bevragen
        Pas als organisaties in staat zijn écht kritisch naar hun eigen projecten te kijken, ‘afscheid’ durven nemen van projecten die niet of nauwelijks leiden tot maatschappelijk resultaat en bereid zijn genoegen te nemen met mogelijk minder toegekende subsidiegelden, gaan zij er financieel uit komen.
      • Begin op tijd
        Wellicht een open deur, maar de tafels die inhoudelijk en financieel het verst zijn gekomen, zijn ook het eerst gestart met het proces. Om een dergelijk nieuwe werkwijze toe te passen is er zeker een half jaar nodig om tot resultaat te komen.
      • Optimaliseer de procesbegeleiding
        Bij een eerste keer werken volgens een nieuwe werkwijze is het altijd even zoeken naar de juiste vorm en loopt niet alles in één keer op rolletjes. Belangrijk is dat er van tevoren goed wordt toegelicht wat er verwacht wordt van de tafelgenoten en hoe het proces gaat verlopen. In deze pilot werden de tafelgenoten zonder een duidelijk stappenplan losgelaten en leidde dit tot vertraging en onduidelijkheden in verwachtingen en het proces. Loslaten en het proces vooral van de tafel laten zijn, is prima, maar er is wel enige sturing nodig om het maximale resultaat uit een tafel te halen.


"De gemeente laat een deel van de regie los en geeft een deel van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden over aan uitvoeringspartners"


Wil je meer weten?  neem dan voor meer informatie contact op met  of bel: (076) 523 3555.

Alle nieuwsberichten


Partner in Wijkwijs Breda

ANBI