Nieuwe privacywet (AVG): hoe omgaan met foto’s en inschrijfformulieren

25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, de nieuwe privacywet) van kracht geworden. Ook verenigingen en stichtingen moeten voldoen aan deze wetgeving. In de afgelopen tijd kregen we vragen over het gebruik van foto’s en het aanpassen van inschrijfformulieren. In dit artikel geven we je daar een antwoord op.

Foto’s

Als de verwerking van een foto niet strikt noodzakelijk is, moet de organisatie expliciet om toestemming vragen aan vrijwilligers, leden, betrokkenen etc. Het is raadzaam aan alle leden, vrijwilligers en betrokken van de organisatie (actief) toestemming te vragen op papier voor de plaatsing van foto’s. Daarbij is het van belang te omschrijven met welk doel en waarvoor de foto’s gebruikt zullen worden. De AVG stelt diverse eisen aan de goedkeuring. De organisatie mag niet te snel aannemen dat er sprake is van toestemming. De vrijwilligers, leden, betrokkenen etc. moeten goed weten waar hij/zij precies toestemming voor geeft. Daarvoor is het belangrijk dat de organisatie in duidelijke en eenvoudige taal informeert. Bij het verzoek om goedkeuring behoort de organisatie aan te geven dat de goedkeuring op elk moment kan worden ingetrokken.

Daarnaast is het ook verplicht om het beeldmateriaal goed te beschermen. Een website die een foto met daarop een herkenbaar persoon publiceert, kreeg tot nu toe te maken met het portretrecht. Als er geen sprake was van een uitzondering, moest de geportretteerde toestemming voor publicatie hebben gegeven. Met de komst van de AVG wet wordt het hele privacy deel uit het portretrecht gelicht en overgeheveld naar de AVG. Een foto geldt namelijk als persoonsgegeven, en als deze gemaakt wordt om iemand te kunnen identificeren zelfs als bijzonder persoonsgegeven. Iemand die zijn foto verwijderd wil hebben uit privacyoverwegingen, kan dit melden bij de AVG/privacy verantwoordelijke van de organisatie.

Aanmeld/inschrijfformulier

Door de invoering van de nieuwe wet, zullen organisaties (opnieuw) moeten (her)zien of men voor bepaalde zaken toestemming heeft van/ voor. Voor een aantal organisaties is het praktisch haast niet haalbaar om van iedereen met terugwerkende kracht toestemming op papier te ontvangen. Wel adviseren we organisaties hiervoor inspanning te leveren en te omschrijven welke acties de organisatie hiervoor heeft ondernomen. Is het praktisch onmogelijk om wat voor reden dan ook? Breng alle leden en betrokken dan in ieder geval op de hoogte over de privacywetgeving en de ontwikkelingen die de organisatie hieromheen treft. Communiceer middels verschillende kanalen zoals bijvoorbeeld; nieuwsbrief, website, social media, app-groepen etc. Ons advies wat betreft het inschrijfformulier; zet de volgende onderwerpen in ieder geval op het aanmeld/inschrijfformulier. De tekst tussen de haken kan de organisatie zelf aanpassen:

  • Ik geef toestemming voor het vastleggen en verwerken van mijn gegevens voor [het doel dat op dit aanmeld/inschrijfformulier wordt omschreven]
  • Ik ga akkoord met het privacy beleid van de organisatie zoals omschreven op [www.naamorganisatie.nl/privacy]
  • Ik geef toestemming voor het maken van foto’s tijdens [evenementen, activiteiten, wedstrijden] van onze organisatie en het gebruik hiervan op onze [website, sociale media, flyers, posters, advertenties]

Let op 1: laat bij kinderen en jongeren onder de 16 jaar de ouders/verzorgers/voogd/wettelijke vertegenwoordiger hiervoor tekenen

Let op 2: vraag bij voorkeur bij elke activiteit toestemming voor het maken en publiceren van foto’s, maar voeg dit ook toe aan het aanmeld/inschrijfformulier voor een activiteit of lidmaatschap

Let op 3: als de organisatie een foto van een lid of bezoeker gebruikt voor promotionele doeleinden (met name flyer, poster, advertenties, als hoofdafbeelding op de website of sociale media), vraag deze dan vooraf uitdrukkelijk toestemming voor het gebruik van zijn/haar beeltenis om ‘gedoe’ te voorkomen

Vragen?

Heb je nog vragen over de nieuwe privacywet? Neem dan contact op met Enzo de Regt of Dion Sillen.


Partner in Wijkwijs Breda

ANBI