Vrijwilligers

Het werven en binden van vrijwilligers kan een uitdagende klus zijn. De vrijwilligers van nu zijn namelijk niet meer dezelfde als die van vroeger. Veel mensen geven nu de voorkeur aan kortdurend en projectmatig vrijwilligerswerk met een duidelijke kop en een staart. Alleen hoe werf en behoud je deze vrijwilligers?

Vrijwilligerscommissie of coördinator

Bijna elke sportclub staat te springen om vrijwilligers. En ook als je op dit moment voldoende vrijwilligers hebt, is het belangrijk om continu aandacht te blijven besteden aan het werven en behouden ervan. Het aanstellen van een vrijwilligerscoördinator of het formeren van een vrijwilligerscommissie is daarin een goede eerste stap. Als kleinere sportaanbieder kun je doorgaans volstaan met een coördinator, voor grotere sportaanbieders is een vrijwilligerscommissie wellicht interessanter. De meest geschikte persoon om de functie van vrijwilligerscoördinator op zich te nemen is meestal iemand die de vereniging door en door kent en er al jaren rondloopt. Het is iemand die weet wat de kwaliteiten van de verschillende leden zijn, voor welke taken binnen de vereniging extra hulp nodig is en wie erin staat en bereid is om iets voor de vereniging te betekenen. In een vrijwilligerscommissie is er de gelegenheid om de taken meer te verdelen. Vooral binnen een grotere vereniging, waarin structuur en overzicht belangrijk zijn, is dit handig. Een tip is om in het inschrijfformulier de vaardigheden van de (ouders van) leden meteen op te nemen. 

Vrijwilligersbeleid

Een vrijwilligersbeleid is een plan waarin beschreven wordt hoe je omgaat met vrijwilligers binnen jouw organisatie. Er staat ook in hoe je zaken rondom het vrijwilligerswerk geregeld hebt. Van hoe je vrijwilligers werft, tot hoe je ze begeleidt en waardeert tot aan het exitgesprek. Als je er van tevoren goed over nadenkt, helpt het de vrijwilligers, je club én kun je het inzetten als communicatiemiddel: 

• Je creëert betrokken, gemotiveerde en tevreden vrijwilligers. Vrijwilligers weten hoe de organisatie staat tegenover de vrijwilligers en hoe de omgang is. Er is makkelijk terug te vinden welke standpunten een organisatie inneemt. Een goed en fijn leesbaar beleid, wat ook in uitvoering wordt gebracht, geeft de vrijwilliger het vertrouwen dat de organisatie het beste met hem/haar voorheeft (bezinnen);
• Je creëert samenhang in je team, een fijne (werk)sfeer en een transparantie organisatie. Alle neuzen staan dezelfde kant op en de organisatie kan zichzelf verbeteren en is bewust bezig met hoe de zaken geregeld zijn;
• Je creëert de beste ambassadeurs voor je organisatie en kunt makkelijker nieuwe vrijwilligers binnenhalen. Mensen zien dat deze organisatie de moeite neemt om goed te zorgen voor haar vrijwilligers. Dit kan een meerwaarde zijn en reden om bij deze organisatie vrijwilligerswerk te gaan doen in plaats van bij een andere.

Voor het helpen van sportclubs bij het werven en behouden van vrijwilligers werkt Breda Actief met het 6B-model: bezinnen, binnenhalen, begeleiden, belonen, behouden en beëindigen. Bij iedere B staan er een aantal vragen, die je gericht verder helpen. Hierin kunnen onze adviseurs je ondersteuning bieden op maat.  

Het werven vrijwilligers

Als sportclub heb je een grote achterban, die al binding heeft met de club. Leden en ouders (van leden) kan je goed benaderen voor het doen van vrijwilligerswerk. Twee elementen zijn belangrijk om binnen je vereniging succesvol te werven:  

1. De cultuur van de vereniging is bij iedereen duidelijk 
   Leden weten dat de vereniging draait op vrijwilligers en er wordt in de communicatie voldoende aandacht besteedt aan het vrijwilligerswerk op de club. Niet alleen als er vrijwilligers gezocht worden, maar juist ook als dit niet het geval is. Verder weten leden ook wat de algemene verwachtingen zijn aan het lidmaatschap als het gaat om het thema vrijwilligerswerk. Zo zijn er verenigingen die stellen dat ieder (ouder van een) lid iets voor de vereniging moet betekenen, want vele handen maken licht werk. 
2. Zorg dat je selectief werft voor openstaande taken en/of functies 
   Werk allereerst een goede vacature uit aan de hand van een duidelijk functieprofiel. Schets daarbij duidelijke verwachtingen met betrekking tot de vrijwillige taak. Zorg er ook voor dat je in de vacaturetekst vertelt wat het vrijwilligerswerk iemand oplevert. Kijk vervolgens binnen je vereniging wie er geschikt zouden zijn om deze vacature in te vullen (doelgroep) en benader deze met de juiste communicatieboodschap en kanalen. Vaak werkt het persoonlijk aanspreken het beste.   
    

Tips: weet wat je in huis hebt, durf vervolgens ook buiten je sportvereniging te kijken, kom met duidelijke taken en knip deze op waar nodig. 

Het behouden van vrijwilligers

Naast het werven, is het behouden van vrijwilligers zeer belangrijk. Dit doe je door aandacht te hebben voor de begeleiding, beloning en behoefte van de vrijwilliger. Zodra er een nieuwe vrijwilliger is, begint het echte werk pas. Als je vrijwilligers het liefst een tijdje aan je club bindt, is het slim om te investeren in goede begeleiding. Dit is essentieel voor het binden van vrijwilligers aan de club. Zorg bijvoorbeeld voor een overdracht of wijs de eerste weken een andere vrijwilliger als buddy aan, geef een informatiepakket mee of organiseer een informatieavond voor nieuwe vrijwilligers aan het begin van het seizoen. 
 
De vrijwilligers vormen het geraamte van de sportclub. Zonder vrijwilligers geen club. Goed dus om jezelf zo nu en dan af te vragen hoe je de vrijwilligers van de club kan waarderen voor hun inzet. Enkele voorbeelden zijn: stuur een verjaardagskaart, organiseer een vrijwilligersbarbecue, draag vrijwilligers aan een lintje of onderscheiding, faciliteer clubkleding of geef ze horecakaart van de club.  
 
Het binnenhalen van vrijwilligers is één ding, maar hoe houd je de vrijwilligers aan boord? De sleutel tot het behouden van vrijwilligers is dat je hun behoeftes blijft volgen. Bied bijvoorbeeld opleidingen aan of zorg dat de vrijwilligerscoördinator/vrijwilligerscommissie van de club halfjaarlijks met ze in gesprek gaat.  
 
Heb je vragen over het werven en behouden van vrijwilligers? Of over het schrijven van een gerichte vacaturetekst, vrijwilligersvergoeding en/of bijbehorende verzekeringen? Neem dan vooral gratis en verblijvend contact met ons op!